Rapport

Hej
Det kanske är fel forum att ställa denna fråga men jag gör ett försök. Hur ska jag enklast göra för att få ut en rapport innehållande uppgifterna nedan?

Begäran om utlämnande av offentlig handling avseende era inköp för kalenderåret 2021
Vi önskar erhålla information om samtliga era inköp för 2021 enligt nedan. Dvs utbetalda belopp under kalenderåret 2021. Enklast är att vi erhåller en exportfil från ert affärssystem i Excelformat, CSV-fil eller semikolonseparerad textfil, där varje rad ska innehålla de önskade posterna enligt nedan. Detta minskar antalet felkällor vid inläsning och minskad risk för ny begäran det innebär att gå via PDF eller annat format.
• ID-nummer (id nummer från ert ekonomisystem)
• Leverantörens namn *
• Organisationsnummer *
• Adress
• Postnr
• Postort
• PG/BG (om utbetalning har skett till båda alternativen kan dessa anges i varsin kolumn) *
• Utbetalt belopp inklusive moms *
• Utbetalt belopp exklusive moms
• Antal fakturor (om sammanställning av fakturor per leverantör ej kan göras skicka samtliga i Excel) *
I det fall ni inte kan tillhandahålla samtliga poster är de markerade med * ett minimum.

Kommentarer

  • Hej Ann-Marie!

    Jag vet inte hur jag ska tolka utbetalda belopp? Om en faktura har ett fakturadatum under 2020, men betalas under 2021, ska den då tas med i underlaget? Eller ska fakturan ha ett fakturadatum under 2021 och betalas under samma år? Eller räcker det med att fakturan har ett fakturadatum under 2021?
    Jörgen Support
  • Om det blir enklare att få fram en rapport enbart för fakturadatum 2021 borde väl det räcka tycker jag. Vi håller det så enkelt som möjligt tänker jag 😀
    Ann-Marie
  • Hmm, inte så lätt det här. Om du väljer Arkiv, Systemunderhåll, SQL-fråga, sen skriver:

    SELECT levfakt.levid, lev.name, lev.orgnr, lev.box, lev.zip, lev.city, left(levbet.mottagarkonto,2) as [bg/pg], levfakt.beloppsek, subtr.belopp from (((levfakt
    inner join lev on levfakt.levid=lev.id)
    inner join subtr on subtr.batchid=levfakt.lopnr)
    left join levbet on levfakt.lopnr=levbet.lopnr)
    where levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31' and subtr.ursprung='L' and not subtr.kto='2440' and not subtr.kto='2640'
    order by levfakt.levid, levfakt.lopnr

    Så kommer du få en lista över alla fakturor med fakturadatum under 2021. Jag vet inte om den riktigt ser ut som de vill ha den, t ex kommer bg/pg i samma kolumn. Dessutom kommer varje faktura med flera gånger om fakturan har konterats med flera konton.
    Jörgen Support
  • Hej

    Nu är det ytterligare ett bolag som kräver uppgifter enl. offentlighetsprincipen. Finns någon bra rapport enl. nedan uppgifter eller är det något ni kan hjälpa mig med?

    Det som efterfrågas är en sammanställd Excel-fil där varje rad innehåller följande information:

    - Förvaltning/kostnadsställe
    - Fakturans fakturadatum, bokföringsdatum och/eller utbetalningsdatum
    - Företagsnamn/leverantör
    - Leverantörens organisationsnummer
    - Fakturanummer eller verifikationsnummer
    - Bokföringskonto
    - Konterat belopp exklusive moms
    - Konterat belopp inklusive moms


    Ann-Marie
  • Hej igen Ann-Marie!

    Vill du ha ut uppgifterna ovan för en viss leverantör eller för en viss tidsperiod?


    Jörgen Support
  • Såhär står det i myndighetsfaktas begäran:
    Efterfrågan gäller samtliga registrerade fakturor från samtliga leverantörer som betalades mellan datumen 2021-01-01 och 2021-12-31.

    Förfrågningen gäller enskilda fakturor och inte en sammanställning per organisationsnummer.


    Ann-Marie
  • Prova att skriva:

    select kst.name as Kostnadsställe, levfakt.faktdatum as Fakturadatum, levfakt.lastbetdatum as Betaldatum, lev.name as Leverantör, lev.orgnr as Organisationsnummer, levfakt.faktnr as Fakturanummer, subtr.kto as Bokföringskonto, levfakt.beloppsek as [Belopp inkl moms], subtr.belopp as [Belopp exkl moms] from (((levfakt
    inner join lev on lev.id=levfakt.levid)
    inner join subtr on batchid=levfakt.id)
    inner join kst on kst.id=subtr.kst)
    where subtr.ursprung='L' and subtr.kto>'3999' and levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31'
    order by levfakt.lopnr

    Frågan visar alla leverantörsfakturor under 2021.Om fakturan har mer än ett kostnadskonto kommer fakturan visas på flera rader. Återkom om något är oklart.
    Jörgen Support
  • Hej

    Något blir galet med listan då slutsumman diffar enormt mycket. Ser inget mönster i vilka leverantörsfakturor som utelämnas i rapporten.
    Ann-Marie
  • OK. Då träffar vi fel på något vis. Ett problem skulle kunna vara att om en faktura har konterats på mer än ett konto (>3999) så kommer den fakturan med med flera gånger och totalen blir fel. Eller är problemet att inte alla fakturor kommer med i listan?

    Om du testar att skriva:

    select levfakt.lopnr as Löpnummer, levfakt.faktdatum as Fakturadatum, levfakt.lastbetdatum as Betaldatum, levfakt.faktnr as Fakturanummer, levfakt.beloppsek as [Belopp inkl moms] from levfakt
    where levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31'
    order by levfakt.lopnr

    Då får du alla fakturor med datum under 2021. Beloppet som visas är inkl moms. Du kan jämföra totalen med den som kan ses i Kontroll reskontra per leverantör. Är den större eller mindre?
    Jörgen Support
  • Ja, såg att några kom flera gånger men det saknas ändå väldigt mycket. 

    Testade denna nya och den stämde bättre överens med sanningen.
    Ann-Marie
  • Kan jag ringa dig Ann-Marie?
    Jörgen Support
  • Hej Jörgen
    Ja tack, ring mig gärna.
    Ann-Marie Hansson
  • Hej igen Ann-Marie!

    Om vi provar lite försiktigt med en ny fråga:

    select  lev.kst as Kostnadsställe, levfakt.faktdatum as Fakturadatum, levfakt.lastbetdatum as Betaldatum, lev.name as Leverantör, lev.orgnr as Organisationsnummer, levfakt.faktnr as Fakturanummer, lev.kostkonto as Bokföringskonto, levfakt.beloppsek as [Belopp inkl moms]  from levfakt
    inner join lev on lev.id=levfakt.levid
    where levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31'
    order by levfakt.lopnr

    Den kommer visa alla leverantörsfakturor under perioden. Här hämtas bokföringskonto och kostnadsställe från leverantörskortet och inte från bokföringen. Fördelen är att det bara blir en rad per faktura. Nackdelen att om kontot har ändrats så visas inte ändringen. Jag har tyvärr inte fått till priset exkl moms. Får återkomma med det. Men ser rapporten bra ut i övrigt?
    Jörgen Support
  • Ja, den är bra förutom att bokföringskonton saknas samt som du skriver exkl moms inte är med.
    Ann-Marie
  • Hej igen Ann-Marie!

    Jag ber om ursäkt för att du fått vänta på svar, men det är inte helt enkelt att få till frågorna nedan. I första frågan nedan visas även fakturabeloppet exkl moms. I den kommer bara ett bokföringskonto med om det finns angivet på anställdakortet. Summan av fakturabeloppen inkl moms ska stämma överens med de fakturor som finns registrerade under den valda perioden.

    Om du inte använder konto 2440 för leverantörsskulder och konto 2640 för ingående moms måste kontona justeras i frågan:

    select lev.kst as Kostnadsställe, levfakt.faktdatum as Fakturadatum, levfakt.lastbetdatum as Betaldatum, lev.name as Leverantör, lev.orgnr as Organisationsnummer, levfakt.faktnr as Fakturanummer, lev.kostkonto as Bokföringskonto, levfakt.beloppsek as [Belopp inkl moms], sum(subtr.belopp) as [Belopp exkl moms] from (( levfakt
    inner join lev on lev.id=levfakt.levid)
    left join subtr on levfakt.id=subtr.batchid)
    where levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31' and subtr.ursprung='L' and (subtr.kto<>'2440' and kto<>'2640')
    group by lev.kst, levfakt.faktdatum, levfakt.lastbetdatum, lev.name, lev.orgnr, levfakt.faktnr, lev.kostkonto, levfakt.beloppsek

    I den andra fråga kommer alla konton med (förutom 2440 och 2640). Här kommer inte summan av fakturorna att stämma med reskontran eftersom fakturaraden kommer med flera gånger om fler bokföringskonton har använts.

    select  lev.kst as Kostnadsställe, levfakt.faktdatum as Fakturadatum, levfakt.lastbetdatum as Betaldatum, lev.name as Leverantör, lev.orgnr as Organisationsnummer, levfakt.faktnr as Fakturanummer, subtr.kto as Bokföringskonto, levfakt.beloppsek as [Belopp inkl moms], sum(subtr.belopp) as [Belopp exkl moms] from (( levfakt
    inner join lev on lev.id=levfakt.levid)
    left join subtr on levfakt.id=subtr.batchid)
    where levfakt.faktdatum between '2021-01-01' and '2021-12-31' and subtr.ursprung='L' and (subtr.kto<>'2440' and kto<>'2640')
    group by lev.kst, levfakt.faktdatum, levfakt.lastbetdatum, lev.name, lev.orgnr, levfakt.faktnr, subtr.kto, levfakt.beloppsek
    Jörgen Support

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.

Mitt inlägg förmodereras innan eventuell publicering. Jag har tagit del av policyn för personuppgifter och innehåll.