Skicka e-faktura

För att kunna skicka e-fakturor behöver du först aktivera BL Fakturaflöde. Det måste du göra för varje företag som ska skicka e-fakturor. Det är viktigt att organisationsnumret i det företag du vill använda BL Fakturaflöde för är angivet under Arkiv – Företagsuppgifter – Generella. Dessutom måste du vara inne i rätt företag när du ska lägga till tjänsten, eftersom uppgifterna hämtas ifrån de generella företagsuppgifterna.

Börja med att skapa ett BL-konto. Även om du redan har ett BL-konto behöver du följa detta steg, då det krävs att du har ett BL Konto med den aktuella tjänsten registrerad på. Detta gör du under Arkiv-Systemunderhåll - BL-konto. Fyll sedan i din e-postadress under användare och klicka på knappen skapa BL-konto. Följ sedan instruktionerna i mejlet du får.

Gå sedan in under Arkiv-Systemunderhåll-Användare. Markera din användare och klicka på Redigera. Lägg sedan in både användarnamn och lösenord (som du har skapat enligt instruktionerna i mejlet) under BL-konto.

Efter det behöver även följande göras:

1. Aktivera tjänsten under Arkiv – Företagsuppgifter – Fakturering – EFH – Elektronisk fakturahantering – fliken BL Fakturaflöde genom att bocka i rutan Skicka e-fakturor via BL Fakturaflöde.

2. Du behöver också registrera dig i e-fakturaväxeln vilket du gör via knappen Registrering på samma ställe. Genom att klicka på knappen får du upp en ruta med dina företagsuppgifter hämtade från de generella företagsuppgifterna. Du kan ändra uppgifterna ifall något inte stämmer. Har du ett GLN-nummer anger du det här. Det är viktigt att en e-postadress finns angiven då den används för aviseringar vid exempelvis leveransproblem.

3. På fliken Övrigt i företagsuppgifterna kommer e-fakturaformatet BL Fakturaflöde att sättas automatiskt. Du har här också möjlighet att själv välja var du vill att e-fakturorna ska mellanlagras innan de skickas iväg till växeln och slutligen mottagaren. Klicka på Sökväg för att ange plats.


4. För de kunder du vill skicka e-fakturor till behöver du ange det på respektive kundkort. Se först till att det finns en e-postadress på kundkortet under Grunduppgifter. Den används för att skicka en inbjudan/förfrågan till kunden om att ta emot e-fakturor samt för eventuella felmeddelanden. Se också till att det finns ett org.nr inlagt samt ett GLN nummer om kunden har ett sådant. Du hittar sedan inställningen under Uppläggning – Kunder – fliken Mallar och redovisning. Ange Faktura via E-faktura samt klicka på Status-knappen för BL Fakturaflöde. Först när kunden godkänt din förfrågan och det står Aktiverad under status kan du skicka e-fakturor till denne. Det finns också kunder som inte har som krav att de ska få en förfrågan, då kommer det direkt att stå Aktiverad under status.

5. När du registrerar och sparar en faktura på kunden kommer programmet att vilja skicka den som en e-faktura när du går till fakturautskriften. Du ser detta genom en ikon i EDI-kolumnen. Vill du själv ha en utskriven kopia av e-fakturan markerar du rutan Skriv ut dokument som skickas med ePost/e-faktura. E-fakturan hamnar i den mapp du angett i företagsuppgifterna (i XML-format) samtidigt som den skickas iväg.

6. Du uppdaterar därefter fakturorna precis som vanligt och de återfinns i Kontroll reskontra per kund, i historiken osv.

Du kan läsa mer om BL Fakturaflöde och e-fakturor HÄR